Zápis odpracovaného času

Odpracovaný čas zapisujete v pruhu v dolní části obrazovky. Záznamy pak vidíte v sekci Odpracovaný čas a vedoucí kanceláře s nimi pracuje v reportech a při fakturaci.

Jak mi tohle pomůže v reálné práci?

Pravidelně vyplněné časy jsou podkladem pro přehled vytíženosti, reporty efektivity i přílohu fakturace pro klienty. Čím rychleji záznam zapíšete, tím menší je šance, že na něj zapomenete.

Kde to najdu?

1. V horním menu otevřete Odpracovaný čas.
2. V dolní části obrazovky je pruh se zápisem času. Pokud ho nevidíte, klikněte na modré plus vedle nadpisu Zapisování odpracovaného času.

Sekce Odpracovaný čas se zobrazuje jen tehdy, když má kancelář zapnutý modul Evidence docházky v týmu. Zapnutí a nastavení modulu popisuje stránka Nastavení evidence času.

Postup krok za krokem

1. Do pole Napište, na čem pracujete popište činnost.
2. Vyberte Klienta, Obor práce a Typ činnosti.
3. Zkontrolujte datum a zadejte čas. Se zapnutým zjednodušeným zadáváním stačí počet hodin nebo minut, například 20m, 1:05h nebo 1h30m. Bez něj zadáváte přesný čas od–do.
4. Záznam uložte fialovým tlačítkem plus na konci pruhu.

Pokud chcete čas měřit průběžně, využijte časomíru. Spustí se mimo jiné při výběru dřívějšího záznamu přes Zobrazit poslední.

Rychlejší zápis díky historii

Když u klientů píšete opakovaně stejné texty, nemusíte je psát znovu:

• Šipka nahoru – klikněte do pole „Napište, na čem pracujete" a stiskněte na klávesnici šipku nahoru. Zobrazí se historie posledních záznamů, šipkami vyberete ten správný a potvrdíte klávesou Enter. Přednastaví se textace, obor práce i typ činnosti. Pak stačí tabulátorem vybrat klienta, zadat čas a záznam uložit.
• Zobrazit poslední – odkaz vedle textového pole otevře poslední záznamy. Výběrem se přenese celý kontext předchozí práce včetně klienta a zároveň se spustí časomíra.

Tabulkové zadávání

Více záznamů najednou, třeba za celý týden, zapíšete pohodlněji v tabulce. Tlačítkem Tabulkové zadávání vpravo nahoře přepnete na tabulku s řádky pro datum, čas, trvání, klienta, popis, obor práce, typ činnosti a soukromou poznámku. Změny potvrdíte tlačítkem Uložit změny, zpět se vrátíte přes Zobrazit po dnech.

Na co si dát pozor

• V základním nastavení vidí každý jen své časy, všechny záznamy vidí pouze manažer. Vedoucí kanceláře může zobrazení záznamů povolit všem.
• Formát zadávání času (počet hodin, nebo od–do) určuje nastavení modulu pro celou kancelář.

Související

Nastavení evidence času – zapnutí modulu, viditelnost záznamů, obory práce a činnosti.

Přehled vytíženosti a efektivity – co z vyplněných časů vyčte vedoucí kanceláře.

Reporty – Odpracovaný čas zaměstnanců a Efektivita týmu.