Archiv a přehled dokumentů

V sekci Dokumenty máte doklady uspořádané ve složkách a zároveň je můžete prohlížet v přehledech nebo v tabulce.

Levý panel – přehledy a složky

• Přehled dokumentů – vstup do správy dokladů. Jedná se o přehled dokladů ve složkách, ve stromové struktuře složek, kterou připravila účetní.
• Všechny dokumenty – seznam (tabulka) dokladů celého archivu zobrazený bez ohledu na umístění ve složkách.
• Nezařazené – doklady, které ještě nebyly přiřazeny do složky
• Sběrný e-mail – doklady přijaté na sběrný e-mail
• Koš – smazané doklady

Možnosti složky

Strukturu složek definuje účetní. Klient může založit novou složku, přejmenovat název složky, nebo složku smazat, pokud je prázdná. U složky máte nahoře vedle nadpisu ikonu zámku: editace a správa dokumentů klientem je dostupná, když je zámek odemčený. Když účetní složku zamkne, dojde k omezení práce s doklady pro klienta.

U složky v levém panelu nebo u cesty v hlavní oblasti můžete použít menu (⋮) nebo ikony:

• Vytvořit novou podsložku – přidat podsložku (např. konkrétní měsíc)
• Přejmenovat složku – změnit název složky
• Smazat složku – smazat složku (lze pouze pokud je prázdná)
• Exportovat – stáhnout obsah složky jako ZIP (originální doklady ze složky) nebo do Excelu. Export do Excelu obsahuje pevné zobrazení informací o dokladech, údaje v něm nejde měnit ani upravit
• Spárovat chybějící platby – propojit doklady s platbami
• Určit období, Určit primární typ souborů, Automatické vytěžování – nastavení pro složku

Ke složce můžete přidat poznámku pro účetního – zobrazí se v hlavní oblasti nad tabulkou (autor a datum).

Tabulka dokladů

V tabulce dokladů je k dispozici mnohem více sloupců (např. Protistrana/název, Typ dokumentu, Stavy zpracování, Uhrazeno, Předmět fakturace, Cena vč. DPH, Variabilní symbol, Interní číslo, Středisko, Zakázka, Nahráno do TAXY, Splatnost, Poznámka a další). Sloupce si klient může nastavit sám: ikona ozubeného kolečka u hlavičky tabulky otevře Nastavení sloupců – táhnutím myší změníte pořadí sloupců (posun nahoru = sloupec v tabulce vlevo), přepínačem vpravo sloupec skryjete nebo zobrazíte. Zobrazení může být pro jednoduchost již přednastavené účetní.

V každém zobrazení dokumentů lze fulltextově vyhledávat (kompletní obsah dokumentu) v jednoduchém poli Hledat. U konkrétního sloupce lze filtrovat podle jeho hodnot – ikona trychtýře u hlavičky sloupce. Ve vybraných sloupcích lze řadit podle hodnot (0–9, A–Z). Tabulka má stránkování a možnost nastavit počet řádků na stránku, toto nastavení se pamatuje.

Editace dokladu je možná, dokud není doklad potvrzen účetní. Po potvrzení je editace klientovi omezena. Doklady lze označit jednotlivě nebo hromadně (např. Označit vše, Vytěžené faktury ke kontrole).

Výběr a hromadné akce

Zaškrtnutím dokladů v tabulce se dole zobrazí lišta Vybráno souborů: X s hromadnými akcemi: Změnit typ dokumentu, Přesunout, Stáhnout, Do koše.