Schvalování dokladů
Jak schvalovat nebo zamítat doklady v TAXY na webu i v mobilní aplikaci.
Schvalovací workflow umožňuje klientovi potvrdit nebo zamítnout doklad (např. vystavenou fakturu) před dalším zpracováním. Aktivuje ho vaše účetní po dohodě s vámi – pokud u vás schvalování není zapnuté, můžete ji požádat o aktivaci.
Chtěli byste schvalovat doklady v TAXY? Napište svému účetnímu např. přes Komunikace a požádejte ho o aktivaci.
Kde najdete doklady ke schválení
Na webu po přihlášení otevřete záložku Přehled. V hlavní oblasti uvidíte blok „Dokumenty ke schválení mnou“ – seznam dokladů, které čekají na vaše rozhodnutí. V tabulce jsou sloupce Název/protistrana, Typ dokumentu, Nahráno, Stav (např. Čeká na schválení), Předmět fakturace, Částka. U každého řádku je tlačítko Zobrazit – otevře detail dokumentu, kde doklad schválíte nebo zamítnete.
V sekci Dokumenty má tabulka dokladů také sloupec Schválení (ikona zaškrtnutí = schváleno, ikona X = zamítnuto nebo čeká na schválení). Kliknutím na řádek nebo na ikonu úprav přejdete do detailu.
Schválit nebo zamítnout (web)
V Detailu dokumentu (záložka Údaje) nahoře uvidíte sekci Schvalování: kdo je schvalovatel (např. vy – Klient Stepanek), stav Čeká na schválení a dvě tlačítka:
- Schválit – doklad potvrdíte a účetní s ním může dál pracovat.
- Zamítnout – doklad zamítnete. Zobrazí se pole „Zadejte důvod zamítnutí…“ – vyplňte důvod (např. proč se faktura neplatí) a potvrďte. Účetní uvidí stav Zamítnuto klientem i váš důvod.
Po schválení nebo zamítnutí účetní dostane notifikaci, uvidí rozhodnutí v TAXY a může podle něj postupovat.
Úprava schvalovací cesty
Pokud chcete doklad poslat ke schválení jinému kolegovi (např. po zamítnutí znovu na schválení), v detailu dokladu v sekci Schvalování najdete Určení schvalovací cesty: výběr „Vyberte dalšího schvalovatele“ (nebo „Vyberte prvního schvalovatele“), tlačítko + Přidat a Uložit schvalovací cestu. Tím upravíte, kdo doklad schvaluje.
Úprava vytěžených údajů z dokladu
V Detailu dokumentu (záložka Údaje) můžete měnit vytěžené informace z dokladu – typ dokumentu, typ faktury, hlavička (číslo dokladu, variabilní symbol, data, předmět fakturace), rekapitulace částek atd. Je to výchozí nastavení, vaše účetní ho může omezit (např. zakázat editaci určitých polí). Pro klienty, kteří sami určují středisko, zakázku nebo jiné účtování, může účetní v nastavení povolit rozšířené možnosti účtování (předkontace, účty MD/D, středisko, činnost, zakázka, členění DPH). Změny uložte tlačítkem Uložit změny.
Schvalování v mobilní aplikaci
V mobilní aplikaci TAXY najdete sekci „Dokumenty ke schválení mnou“ (v záložce Dokumenty nebo na úvodní obrazovce). U každého dokladu čekajícího na schválení uvidíte kartu s názvem/protistranou, typem dokladu (např. Faktura vydaná), datem, stavem Čeká na schválení a částkou. K dispozici jsou tlačítka:
- Zamítnout – doklad zamítnete (můžete doplnit důvod).
- Rovnou schválit – doklad schválíte bez otevření detailu.
- Zobrazit – otevřete detail dokladu (náhled a případně schválit/zamítnout s důvodem).
Schvalování v mobilu funguje stejně jako na webu – účetní vidí vaše rozhodnutí v TAXY.